안녕하세요, 기업 중심 노동법 정보 전달에 앞장서는 "K&I 연구소"입니다.

기업 운영에서 비용을 효율적으로 관리하기 위해 법인카드를 주요 지불 수단으로 활용하는 경우가 많습니다.

다만, 법인카드는 한 번 건네받은 사용자가 곧바로 지출 권한을 행사할 수 있는 수단이기 때문에, 이에 대한 책임을 다할 수 있도록 안전장치가 필요한데요.

단순히 '법인카드'이기 때문에 이를 사적으로 사용하는 경우 무조건 제재할 수 있겠지? 라고 생각했다면 오늘 레터를 주목해주세요.

오늘은 최근 하급심 판례를 통해 법인카드 사용 정책을 제대로 수립하지 않았을 경우 어떤 법적 리스크에 직면할 수 있는지를 살펴보고,

어떤 정책을 사전에 마련해두어야 할지 살펴보겠습니다.

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◾ 법인카드 사적 사용을 징계한 것도 부당할 수 있다는 하급심 판례

◾ 법인카드 사용정책 수립 시 체크포인트

▫️ 법인카드 사적 사용을 징계한 것도 부당할 수 있다는 하급심 판례 

2025. 4. 25. 선고된 하급심 판례(서울행정법원 2024구합1603)는, 법무법인에서 징계해고된 변호사의 사례를 다루고 있습니다.

해당 사례는 지방노동위원회에서는 정당해고로 인정되었으나, 중앙노동위원회에서는 초심이 취소되며 부당해고로 판단되었고, 이에 따라 행정소송까지 가게 된 사례입니다.

그중 첫번째 징계사유가 바로 법인카드와 관련된 것인데요.

회사는 근로자가 2023. 1. 4.부터 2023. 9. 20.까지 모두 45회에 걸쳐 법인카드를 사적으로 사용하거나 용도 외로 사용하였다고 주장하며, 아래와 같은 사유를 들었습니다.

• 회사와 관계없는 지역에서 법인카드를 사용
• 사용액수가 과다함
• 휴일에 법인카드를 사용함
• 재판 일정 등이 없음에도 법인카드로 택시를 이용함

그런데 법원은 위 징계사유를 정당하지 않다고 판단했습니다.

그 이유는, 당시 법무법인의 내부규정상 소속 변호사가 법인카드를 사용함에 있어 준수하여야 할 명확한 기준(사용가능 요일 및 지역 등)이 없었고,

법무법인에서 해당 근로자에게 이러한 기준을 지켜야 한다고 고지하지도 않았기 때문이라고 하였죠.

🚫 즉, 회사의 목적에 맞지 않게 법인카드를 사용하였더라도, 평소에 회사 내부적으로 명확한 기준을 가지고 근로자들에게 그 사용정책을 고지하고 주지시키지 않았더라면 제재하기 어려울 수도 있다는 것이죠.

▫️ 법인카드 사용정책 수립 시 체크포인트

그렇다면 법인카드 사용정책을 수립할 때 어떤 내용을 담아야 안전할까요?

1️⃣ 사용 목적 및 범위

먼저, 사용 목적 및 범위의 대원칙을 정해두어야 합니다.

사용 목적은 업무용 지출에 한정하며, 사적 용도로의 사용은 절대 금지된다는 원칙 조항이 있으면, 세부 규정이 없더라도 해당 원칙에 어긋나는 경우 제재가 가능합니다.

2️⃣ 사용 한도

구체적인 사용 한도도 미리 정해두어야 합니다.

아래의 예시를 참고해 세부사항을 설정해 보시기 바랍니다.

• 업종 한정: 금지 업종을 지정하거나, 목적별로 허용 가능한 업종을 구체화
• 금액 한정: 목적별 1회 사용 한도나 직급별 월간 사용 한도 설정
• 지역 한정: 회사 근처나 출장지 인근 등으로 사용 가능 지역을 한정
• 시간 한정: 업무일/업무시간 외 사용은 불인정

특히 교통수단의 경우에는 비행기 좌석 등급, 기차 좌석 등급, 택시 이용 가능 여부 등을 업무 성격에 따라 보다 구체적으로 지정할 수 있습니다.

3️⃣ 승인 절차

법인카드를 사용하기 전 자격요건을 미리 확인하는 절차를 마련하는 것이 안전합니다.

사용 한도와 마찬가지로 아래의 예시를 참고해주세요.

1. 사용자 기준: 일정 직책 이상자 또는 출장자에게만 발급하는 방식으로 제한
2. 금액 기준: 법인카드 사용을 원칙적으로는 사용자 재량에 맡기되, 일정 금액 이상인 경우 사전에 승인을 받고 결제할 수 있도록 절차 마련

그 외, 위 사용 한도에 어긋나는 사용이 필요한 경우 (예를 들어 업무일/업무시간 외 사용을 불인정하는 것이 원칙이나, 회식비로 법인카드 사용을 승인받고자 하거나, 사용 금지 업종에 주류판매업이 포함되어 있으나 주류판매업소에서 고객과의 접대가 필요하여 예외적으로 승인받고자 하는 경우 등) 별도 승인 절차를 운영할 수 있습니다.

4️⃣ 증빙 및 정산 절차

법인카드를 사용한 후에도 실제로 그 사용 내역이 맞는지 확인하기 위한 증빙을 요구할 수 있습니다.

예를 들어, 고객과의 회의에만 법인카드를 사용하도록 규정에 정하고 있다면,

법인카드 사용일에 어떤 고객과 무슨 회의를 했는지 회의록 증빙을 월 1회 제출하도록 함으로써 실제 지출내역과 대조하여 사후 확인하는 방법이 있습니다.

또한, 사용 후 7일 이내 영수증을 제출하게 하여 금액뿐만 아니라 실제로 구매한 세부 항목을 확인하는 절차를 두는 것도 가능합니다.

5️⃣ 공지 및 고지

마지막으로, 위 가이드를 참고하여 내부 사용정책을 수립한 후, 이를 반드시 직원들에게 고지하고 충분히 교육을 실시해야 합니다.

내부 정책이 있다고 하더라도, 직원들이 이를 몰라서 정책을 위반하게 된다면 회사가 제재하기 어려워질 수 있기 때문이죠.

같은 고민을 하는 대표님, 인사담당자님께

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